表計算ソフト「Googleスプレッドシート」を使っていて、
もっと簡単に計算することができないかな…
と思ったことはありませんか？
そんな時こそ関数の出番です。
必要な関数を知っていることで作業効率を上げることができます。
今回はその関数の中でも、関数「VLOOKUP」について解説をしていきます。
ぜひ覚えていただいて、日頃の作業を楽にしてみてくださいね。
【この記事の目次】
私はごく普通のサラリーマンですが、仕事では「エクセル」と「Googleスプレッドシート」を併用し、
プライベートではブログ記事を作成するにあたって「Googleスプレッドシート」を活用しています。
誰でも真似できるをモットーに解説していきたいと思います。
「VLOOKUP」とは？
「VLOOKUP」とは、条件に一致したデータを垂直方向に検索する関数です。
スプレッドシートを使っていて、データ量が増えてくると必要な情報を探すことも面倒になってきます。
そんな時は「VLOOKUP」関数を使って情報を整理してみるといいでしょう。
ただ、条件に一致したデータを垂直方向に検索と言われても、パッとはイメージが湧きません。
ということで、実際に「VLOOKUP」を使う方法を見ていきましょう。
「VLOOKUP」を使う方法
ここからは具体例を見ながら説明していきたいと思います。
今回は以下の表を例にしていきます。
例は、果物屋が注文を受け付けるシーンを想定してみました。
注文を受け付けた際に、商品番号と注文個数を入力すると、他の項目が自動で反映されるようにしてみたいと思います。
数式は、
＝VLOOKUP（検索値 , 範囲 , 表示させる列 , TRUE or FALSE）
＝VLOOKUP（A1 , A3:E10 , 2 , FALSE）
のように入力します。
先ほどの例に当てはめると、
商品名のところには「=VLOOKUP（AN3 , $AN$6:$AP$13 , 2 , FALSE）」と入力されており、
「AN3（商品番号001）」をキーにして、「$AN$6:$AP$13（紫色の枠）」から「（範囲の）2列目」のデータを検索しています。
同様に、単価のところには「=VLOOKUP（AN3 , $AN$6:$AP$13 , 3 , FALSE）」と入力されており、
「AN3（商品番号001）」をキーにして、「$AN$6:$AP$13（紫色の枠）」から「（範囲の）3列目」のデータを検索しています。
結果、下の表から「商品番号：001」に該当する「みかん」と「50」が検索されています。
これが「VLOOKUP」関数の基本的な使い方になります。
ちなみに、「VLOOKUP」関数の数式の最後に出てくる「TRUE or FALSE」の部分ですが、以下のような違いがあります。
- TRUE：検索値に最も近いデータ（近似値）を表示させる
- FALSE：検索値と完全に一致するデータを表示させる
しかし、初めの内はこれらを覚える必要はありません。
何も考えずに「FALSE」と入力しましょう。
実際に私は「VLOOKUP」関数を使い始めて5年程度経ちますが、「TRUE」を入力したことはまだ一度もありません。
もしかなり使い慣れてきたら、「TRUE」の使い方を試してみてもいいかもしれませんね。
「VLOOKUP」関数を使う際の注意点
「VLOOKUP」関数を使い始めた頃は、データ反映がうまくいかない、エラー表示なってしまうということが頻繁に発生します。
そんな時にまずは確認してほしい注意点を２つ紹介します。
- 範囲設定の際に検索値の列を一番左にする
- 範囲は固定しておく
１つ目は「範囲設定の際に検索値の列を一番左にする」です。
これを守らないと、正しくデータを表示させることができません。
先ほどの例を改めて見てみても、範囲の一番左の列に「商品番号」が来ていますね。
初めの内はうっかりしてしまいやすいので、引用元のデータを用意する際に意識するようにしましょう。
２つ目は「範囲は固定しておく」ことです。
どういうことかというと、これまた先ほどの例になりますが、範囲を「$AN$6:$AP$13」と入力しています。
「$」を使って範囲を固定していますね。
「VLOOKUP」関数は数式を縦や横に延ばす（コピーする）使い方をすることが多く、その際に範囲を固定しておかないと、引用元の範囲がずれてしまうことが多々あります。
範囲がずれると、引用元のデータが無いなんていうことが発生し、エラーの原因になりますので注意しましょう。
ここまでマスターできれば、「VLOOKUP」関数をある程度使うことができると思います。
エラー表示を消す方法
ここからはちょっと応用編になりますが、「VLOOKUP」関数を使った際に、元のデータが無い場合はエラー表示が出ます。
以下の例のように、範囲の中にデータが無い場合はエラー表示になりますね。
そこで、見栄えを良くするためにこのエラー表示を消す方法を紹介しておきます。
使うのは「IFERROR」関数です。
この「IFERROR」関数を「VLOOKUP」関数と組み合わせていきます。
数式は「= IFERROR（VLOOKUP（AN3 , $AN$6:$AP$13 , 2 , FALSE）, "" ）」のように入力します。
すると、エラーが起きる場合は「空白（= "" ）」にすることができます。
「IFERROR」関数の詳細を知りたい方は以下の記事をご覧ください。
まとめ
関数「VLOOKUP」はいかがでしたでしょうか？
ビジネスで表計算ソフトを使う際にはほぼ必須と言える関数ですので、ぜひこの機会に覚えて使ってみてくださいね。
まだ習得していない方は、これを覚えるだけで劇的に業務効率が上がることと思います。
また、関数の他にも、私が普段から使っていて、かつ便利だと思う「PCスキル・操作」について他にも記事にしています。
よろしければ、以下のリンクよりご覧ください。
